Переход на «электронные трудовые книжки»

В первом чтении Государственная Дума приняла проект федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»), который гласит, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности граждан будут вестись в электронном виде.

Законопроект подготовлен в целях реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Переход на электронный формат трудовых книжек необходим для создания единой базы данных, которая будет содержать сведения обо всей трудовой деятельности работающего гражданина (сведения о  месте работы, занимаемой должности, квалификации, переводах на другую должность, увольнении, основаниях прекращения трудовой деятельности).  Единая база данных позволит избежать потери сведений о трудовой деятельности или их подделки, а также упростит доступ к ним для работодателей и самих работников.

Стоит отметить, что переход на новый формат добровольный и ведение данных о трудовой деятельности в бумажном виде продолжится (одновременно с электронным вариантом), если работник изъявит такое желание. Для этого нужно подать соответствующее заявление работодателю до 1 января 2021 года. Работникам, которые не подали заявление о сохранении трудовой книжки до указанного срока, выдадут ее на руки, и работодатель освобождается от ответственности за ее хранение.

С 1 января 2021 года переход на цифровой формат сведений о трудовой деятельности будет обязательным для всех, кто не подал соответствующего заявления работодателю или устроился на новое место работы.

После внесенных изменений работник сможет получить сведения о своей трудовой деятельности одним из следующих способов:

- у работодателя по последнему месту работы (на бумажном носителе, заверенном надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью);

- в МФЦ на заверенном надлежащим образом бумажном носителе;

- в Пенсионном фонде Российской Федерации (на бумажном носителе или в форме электронного документа);

- на Едином портале госуслуг (в электронном виде).

В свою очередь работодатель сможет получить информацию о трудовой деятельности от нового сотрудника в распечатанном виде или в электронной форме с цифровой подписью. После чего работодатель должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета. При увольнении сотрудника работодатель будет обязан выдать ему документ, подтверждающий сведения о трудовом стаже.

Также законопроект регламентирует обязанность работодателей с 1 января 2020 года не позднее 15 числа каждого месяца представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности работников, на основе которых будет формироваться электронная трудовая база данных. Кроме того, работодатели обязаны провести ряд мероприятий, посвященный подготовке к изменениям в трудовом законодательстве:

- подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты с учетом мнения профсоюза (если таковой имеется),

- внести при необходимости изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ,

- уведомить работников в письменной форме об изменениях трудового законодательства и праве работника на ведение работодателем трудовой книжки на бумажном носителе.

В ближайшее время будет урегулирован порядок сбора, учета и обмена сведениями между работодателем, работником и ПФР. В отчет должны будут войти сведения о работодателе, даты трудоустройства и увольнения, должность или вид выполняемых работ, данные о переводах и повышениях и пр.

На данный момент перед работодателями стоит задача ознакомиться с нововведениями в трудовом законодательстве и своевременно предоставить необходимую отчетность в Пенсионный фонд России.